Die Mustervorlage für das Übergabe- und Rückgabeprotokoll erfasst rechtssicher die an den Mitarbeiter übergebenen Arbeitsmittel.
Was muss das Übergabe- und Rückgabeprotokoll enthalten?
Das Übergabe- und Rückgabeprotokoll listet alle ausgehändigten Arbeitsmittel auf. Darüber hinaus enthält es diese wesentlichen Punkte:
- Meldepflichten und Haftung: Der Mitarbeiter muss etwaige Schäden dem Arbeitgeber sofort melden. Für selbst verursachte Schäden haftet er.
- Umfang der Nutzungsbefugnis: Die Zwecke der Arbeitsmittelüberlassung sind zu bestimmen. Dürfen diese privat genutzt werden? Wenn ja, ist hierfür der Umfang festzulegen.
- Zustand der Arbeitsmittel: Die Arbeitsmittel können neu oder gebraucht sowie mängelfrei sein, doch es kann auch Mängel geben. Diese sind zu protokollieren.
- Rückgabepflicht: Die Arbeitsmittel sind zurückzugeben. Zur diesbezüglichen Festlegung gehören ein Widerrufsvorbehalt und der Ausschluss des Zurückbehaltungsrechts.
Zu beachten ist, dass es sich um ein Übergabe- und Rückgabeprotokoll handelt. Damit ist die Rückgabe ebenfalls zu protokollieren. Hierbei geht es vor allem um den Zustand der überlassenen Arbeitsmittel und die Vollständigkeit der Rückgabe.
Rechtsgrundlagen für die Rückgabe von firmeneigenen Arbeitsmitteln
In vielen Fällen erhalten Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Arbeitsmittel ausgehändigt. Das können in Handwerksfirmen beispielsweise Werkzeuge sein, während Mitarbeitende in Büros häufig Smartphones und Laptops erhalten. Spätestens bei der Auflösung des Arbeitsrechtsverhältnisses sind diese zurückzugeben. Es muss dann klar sein, wem das betreffende Arbeitsmittel gehört. Das ergibt sich aus dem Übergabeprotokoll. In rechtlicher Hinsicht sind die generelle Rückgabepflicht und deren Umfang zu beachten.
Generelle Rückgabepflicht des Arbeitnehmers
Die generelle Rückgabepflicht herrscht auch dann, wenn ein Übergabeprotokoll fehlt. Zu diesem ist zwar stets zu raten, doch manche Firmen versäumen die Ausfertigung. Das entbindet aber den Arbeitnehmer nicht von der generellen Rückgabepflicht der zum dienstlichen Gebrauch überlassenen Arbeitsmittel. Die Rückgabe hat auf Verlangen des Arbeitgebers, aber spätestens bei der Auflösung des Arbeitsverhältnisses zu erfolgen. Den Besitz an den Arbeitsmitteln regelt oft der Arbeitsvertrag. Eine Rückgabepflicht während des noch bestehenden Arbeitsverhältnisses kann Einschränkungen unterliegen, wenn Arbeitnehmer die Arbeitsmittel auch privat nutzen dürfen. Ein möglicher Widerrufsvorbehalt verlangt bezüglich der Privatnutzung die Einhaltung hoher Anforderungen. Sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitsmittel übereignet haben, entfällt die Rückgabepflicht.
Umfang der Rückgabepflicht
Alle im Übergabeprotokoll bzw. Arbeitsvertrag festgehaltenen Arbeitsmittel sind zurückzugeben, wenn es keine Übereignung gab. Der Arbeitgeber kann auch Auskunft zu Arbeitsmitteln und Unterlagen verlangen.