Die Regelungen zu Dienstwagen müssen verantwortliche Manager und die Dienstwagennutzer genau kennen. Es sind hierbei arbeitsvertragliche und steuerliche Belange zu beachten.
Vertragliche Regelung zwischen Arbeitgeber und Dienstwagennutzer
Der Anspruch auf die Dienstwagenüberlassung ist im Arbeitsvertrag oder in einem gesonderten Dienstwagenvertrag zu regeln. In beiden Fällen erfolgt in der Regel ein Verweis auf die spezielle Dienstwagenrichtlinie des betreffenden Unternehmens. Dort können Details zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, seiner Betankung und dem Umgang damit (vor allem bezüglich der Privatnutzung) geregelt werden. In der Regel werden folgende Punkte aufgeführt:
- Betriebs- und Verbrauchskosten
- Privatnutzung und Besteuerung
- Haftung für Schäden inkl. Versicherungspflicht
- Nutzung durch Dritte (vor allem Familienangehörige)
- Widerruf der Nutzungsvereinbarung (Widerrufsvorbehalt)
- Rückgabe des Fahrzeugs
Den Widerrufsvorbehalt kann es, muss es aber nicht geben (siehe weiter unten). Diese Richtlinie muss der Dienstwagennutzer kennen. Dass sie ihm vorgelegt wurde, muss der Arbeitgeber im Streitfall belegen können.
Art des Dienstwagens
Es bedarf einer Regelung zur Art des Dienstwagens. Allein die Klasse festzulegen genügt nicht. Beide Seiten sollten darauf achten, die Marke, das Modell und auch die Ausstattung zu spezifizieren. Hilfreich ist die Festlegung einer Preisgrenze für den Dienstwagen. Sollte diese auf Wunsch des Arbeitnehmers überschritten werden, kann sich dieser an den Mehrkosten beteiligen, was wiederum schriftlich zu fixieren ist.
Privatnutzung von Firmenwagen
Der Arbeitgeber entscheidet, ob er einem Mitarbeiter den Dienstwagen auch für die private Nutzung überlässt. Das ist vielfach üblich, weil ansonsten der Dienstwagennutzer auf seiner Fahrt von der oder zur Arbeitsstelle nicht einmal einen Umweg zum Einkaufen fahren dürfte. Wenn es diese vertragliche Regelung zur Privatnutzung nicht gibt, darf der Mitarbeiter tatsächlich den Firmenwagen nur für Dienstfahrten nutzen. Eine Privatnutzung ist eine Vergütung der Arbeitsleistung als Sachleistung, was steuerrechtliche und arbeitsrechtliche Folgen hat. Arbeitsrechtlich kann der Arbeitgeber nicht einfach den Dienstwagen entziehen. Dafür müsste der mögliche Widerruf der Privatnutzung vertraglich vereinbart worden sein. Steuerlich handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, den der Dienstwagennutzer versteuern muss.
Privatnutzung während der Krankschreibung
Das Recht zur Privatnutzung gilt auch während einer Krankschreibung für die sechswöchige Dauer der Entgeltfortzahlung (BAG, Urteil vom 11.10.2000, Az.: 5 AZR 240/99). Danach kann Arbeitgeber den Dienstwagen entziehen. Führungskräfte können mit ihrem Arbeitgeber durchaus eine längere Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und damit verbunden auch eine längere Dienstwagennutzung vereinbaren. Geschäftsführer müssen sogar auf so einer Regelung in ihrem Geschäftsführervertrag bestehen, denn für sie gilt das Entgeltfortzahlungsgesetz nicht.
Privatnutzung während der Elternzeit und der Mutterschutzfrist
In der Mutterschutzfrist muss der Arbeitgeber weiter die private Dienstwagennutzung erlauben (§§ 11, 14 MuSchG), in der Elternzeit hingegen nicht.
Privatnutzung im Urlaub
Arbeitnehmer mit Urlaubsanspruch dürfen den Dienstwagen im Urlaub fahren, wenn ihnen dessen Privatnutzung erlaubt ist. Für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder gilt das Bundesurlaubsgesetz nicht. Sie benötigen eine gesonderte Vereinbarung für die Dienstwagennutzung im Urlaub.
Nutzung des Dienstwagens durch Familienangehörige
Der Dienstwagen darf grundsätzlich von Familienangehörigen gefahren werden, wenn seine Privatnutzung generell erlaubt ist. Der Arbeitgeber kann allerdings die Nutzung durch Familienangehörige explizit untersagen. Dies bedarf einer vertraglichen Fixierung.
Widerrufsvorbehalt gegen die Privatnutzung
Der Arbeitgeber kann eine zugesagte Privatnutzung nicht einseitig widerrufen, es sei denn, in der Dienstwagenregelung wurde ein Widerrufsvorbehalt vereinbart. Für diesen müssen sachliche Gründe genannt werden. Diese könnten sein:
- Freistellung des Arbeitnehmers (unter anderem nach § 3 Abs. 1 Pflegezeitgesetz)
- Änderung der Arbeitsaufgabe
- Ruhen des Arbeitsverhältnisses
- Fahrverbot oder Verlust der Fahrerlaubnis
Eine Klausel hingegen, die den jederzeitigen Entzug des Dienstwagens durch den Arbeitgeber ohne Begründung erlaubt, ist unwirksam (BAG, Urteil vom 11.10.2006, Az.: 5 AZR 721/05). Der Arbeitgeber kann auch wirtschaftliche Gründe geltend machen, muss diese aber konkretisieren (BAG, Urteil vom 13.04.2010, Az.: 9 AZR 113/09). Ein Widerrufsvorbehalt ist nur bei einer Privatnutzung möglich, die weniger als 25 % des Einkommens darstellt. Beim Entzug des Firmenwagens ist eine angemessene Auslauffrist von mindestens einem Monat zu gewähren (BAG, Urteil vom 11.10.2006, Az.: 5 AZR 721/05).
Dienstwagenrückgabe nach Kündigung des Arbeitsverhältnisses
Endet das Arbeitsverhältnis, ist der Dienstwagen am letzten Arbeitstag zurückzugeben. Sollte der Arbeitgeber den Mitarbeiter mit Ausspruch der Kündigung freistellen, darf er ab diesem Zeitpunkt die Herausgabe des Dienstwagens verlangen. Der Arbeitnehmer kann nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen und der Rückgabe des Dienstwagens nicht verpflichtet werden, weitere Leasingraten für das Auto zu zahlen (BAG, Urteil vom 09.09.2003, Az.: 9 AZR 574/03). Ebenso dürfen ihm nicht Mehrkosten für eine vorzeitige Auflösung des Leasingvertrages aufgebürdet werden (LAG Köln, Urteil vom 10.03.2008, Az.: 14 Sa 1331/07). Er ist ab der Rückgabe von allen Kosten, die beispielsweise auch Mehrkosten für eine Sonderausstattung sein könnten, befreit (LAG Düsseldorf, Urteil vom 15.08.2016, Az.: 9 Sa 318/16). Ebenso muss er sich nicht um die Übernahme des Leasingvertrages durch einen anderen Nutzer (eigener neuer Arbeitgeber, anderer Mitarbeiter etc.) kümmern.
Übernahme des Dienstwagens durch den Nutzer nach eigener Kündigung
Es gab Versuche von Unternehmen, in die Dienstwagenregel die Klausel einzufügen, dass der Mitarbeiter den Firmenwagen nach seiner eigenen Kündigung übernehmen muss. Meistens ist das mit der Übernahme des Leasingvertrages verbunden. So eine Klausel ist unwirksam (ArbG Chemnitz, Urteil vom 02.02.2006, Az.: 11 Ca 4455/05). Allerdings könnte der Mitarbeiter den Wagen aus freien Stücken übernehmen, wenn das Unternehmen ihm das anbietet.
Dienstwagenüberlassung ohne vertragliche Regelung
Es ist möglich, dem Mitarbeiter einen Dienstwagen ohne gesonderten Vertrag zu überlassen. Dann gelten die hier genannten gesetzlichen Vorschriften. Doch es immer zur konkreten Vereinbarung zu raten.